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利用高效培训需求分析法制定支持业务发展的培训计划

阿迪达斯分享案例 

一、Adidas公司介绍
Adidas是一家运动品牌公司,其总部位于德国,目前在市场占有率、市场表现以及在运动体育行业的表现等各方面都有较快的上升趋势。

Adidas的公司文化具体有以下三个特点:
着装文化
运动文化
文化氛围
公司员工上班时均身着运动服饰和新一季的跑鞋,没有人会穿通常意义上的办公服,像西服套装、皮鞋、高跟鞋等基本上在公司内很少看到。
公司员工都很喜欢运动,许多员工本身就是运动员,还有不少员工自身就特别喜欢跑步、网球等运动。
公司氛围非常有活力,会给每个国家及地区的各个分公司一定的自由度来实施自己的项目。其中的VOC流程仅在东南亚和太平洋地区范围内实施,通过使用该流程的分析方法,可以得出匹配业务需求发展的培训课程安排。


二、VOC流程
VOC(Voice of the Customer)主要指一种培训需求分析法,其中的理论框架参考了Dana Gains Robinson的《Strategic Business Partner》,书中提到作为有一个策略性的人力资源业务伙伴在支援业务部门时,应该以怎样的咨询和诊断方法分析得出结论。该书还针对整个组织的需求做了相关阐述,书中写道:组织的需求参差不齐,从基本业务需求,即业务的目标和挑战、对人的业绩要求和人的行为方式所要达到的标准,从而走向内里需求,具体指为了达到目标业绩,从组织的工作环境和个人能力而言需要匹配的项目。整个需求层次是从业务需求逐步分析到对人的业绩需求,再到对组织的工作环境和能力的要求。其中,VOC主要会用到的理论框架叫GAPs。

1. 理论框架GAPs

G
Go for the Should 即目标,可从两个层面理解:|
①业务层面。即今年部门或全公司业绩的目标,例如:销量、市场占有率和成本控制等,主要以数字体现。
②员工的绩效层面。员工自身需要达到怎样的绩效表现、行为方式及能力,才能进一步达到企业的业务目标。
A
Analyze the IS 在了解了业务目标和员工绩效的要求后,需要了解现实的情况,主要分成两个层面:
①了解业务现在完成情况。
②了解员工的业绩水平和工作方式。
P
Pin Down the Causes
了解目标现状后,就需要分析原因了。在分析的过程中可以把原因分成三个角度去看:
①外部原因。这属于组织无法控制的原因。
②企业内部原因。包括工作流程是否顺畅、信息系统是否能支持到业务发展等。
③员工个人因素。包括员工的积极性、自我激励程度和个人能力等。
S
Select right Solution 在了解到公司业绩的理想状态后,可以结合现实情况,并在分析原因后给组织一个合适的解决方案。通过GAPs能够让大家逐步了解业务需求和当前情况,先找到差距,根据差距逐步分析造成的原因,最后得出方法。

2. GAPs的理论运用
在进行VOC面谈前可以准备一个问题单,把主要问题罗列出来,和业务经理及人力资源经理事先沟通,这样可以让他们有所准备。然后在开会时在此基础上再进行记录。

根据GAPs顺序在面谈的过程中进行提问,可以参考以下问题:

G阶段
了解业务目标

可以问的问题有
① 能否阐述一下你在2017年的个人目标和团队所要完成的主要目标?
② 为什么这个目标对你特别重要?
③ 可以通过哪些KPI来衡量部门的成功表现?
④ 当前目标是什么?
⑤ 你的团队和团队内其他员工是如何看待这些目标的?
⑥ 在这些目标中,哪个是首要目标?
⑦ 哪个目标最紧迫?
⑧ 考虑到完成目标业绩目标和挑战,团队员工需要在哪些方面做出该百年?
⑨ 在你的团队中,谁是明星员工?为达到目标,这些员工的日常工作和表现怎样?
A阶段
了解实际情况

可以问的问题有
① 你当下的业务目标是什么?
② 你准备如何完成这些目标?
③ 你将得到哪些提升?
④ 当下完成的实际情况是怎样的?
⑤ 员工目前的表现怎么样?
⑥ 员工在团队里有哪些日常工作?
⑦ 你是如何评估目前的业绩水平的?
⑧ 目前在工作中遇到哪些障碍?
⑨ 你的团队是否有能力处理这些问题?为什么?
P阶段
分析原因时

可以问的问题有
① 是否有哪些外部原因导致现状和目标的差距?
② 员工目前的行为和他们应达到的理想标准是否有差距?是什么导致的?
③ 为什么会产生这些差距?
④ 除了这些原因,是否还有其他原因导致差距的产生?
⑤ 如何让员工的能力达到公司的要求?
⑥ 如果要达到公司要求,员工需要提升那些部分?

在整个提问环节中,先不要急着去下结论,而应该更深入地了解事实的真相,探究到底有哪些因素会造成这些差距。通过咨询和提问,对整个情况及其原因有了全面的认识后,从而更有针对性地找到解决方案。

当然,除了以上这些问题,还可以这样提问:“对于完成组织今年要求的指标,有哪些人群将会变得特别重要?”组织内部的培训往往很难做到面面俱到并且覆盖到每个人的需求,因此就更需要用VOC去了解在组织当前的业绩需求下,有哪些人群起到非常大的作用,并引起特别关注。从培训和组织发展的角度分析,可以做重点的投资规划。

我们可以在面谈结束后一一罗列每个部门提到过的问题,如果不同的几个部门同时谈到了相同的问题,就说明这可能是目前组织内部需要特别关注的。在整理完这些数据后,就可以给出一张国家区域的报告,通过这份报告来给该区域的总经理做汇报,阐述面谈情况和结果。其中的数据包括:业务挑战、组织内部的关键人群、目前的挑战和机会和造成的原因等。罗列出原因后,就能从能力和技术的角度去分析部门需要哪些支持,最后从培训需求分析的角度清楚地了解培训需求具体有哪些。

基于国家区域的VOC报告,还可以把整个地区的VOC报告提供给地区董事总经理,从而阐述整个区域范围内的业务挑战、人员挑战以及有哪些问题需要及时改善的。

3. VOC的作用和目的
VOC在地区范围内属于比较重大的事件,一般通过两个月时间进行面谈。以东南亚和太平洋地区为例,8、9月份为面谈时间,期间横跨七个国家,需要同每个国家的经理和总经理进行面谈,随后给出一份整个地区的报告。

因此,在某种意义上来看,VOC已经远远超过了培训需求的范围。它涉及到组织的发展及人员的规划。VOC主要有以下两个目的:

为第二年的培训计划做准备并提供数据上的支持。
为管理者提供更多数据,以便做出后续的决策方案。

VOC的流程不仅有助于培训相关人员的工作,对组织的发展也极其有益。通过利用VOC系统的面谈和数据分析从而得出合理的结论,可以从策略上推动整个业务的发展。

4. VOC使用建议

面谈前
① 和高层管理人员达成共识,得到他们的支持。
② 把问题单分享给业务经理,可以让他事先有所准备。
面谈时
① 在会议开始时确定基调,同与会人员说明会议目的、流程和操作等问题。
② 使用正面的询问方式。例如:“我们可以有哪些机会做得更好”,而不仅仅“差距”。
面谈后
① 把记录的要点分享给业务经理。
② 充分利用数据以达到更多目的。例如:需求分析、组织和员工分析等。
③ 整理成报告并汇报给高级管理层。

对于VOC的使用感受,Adidas东南亚和太平洋地区的人才管理、培训发展以及组织管理发展的负责人Jane Xu说道:“VOC是一项非常使用且方便发现组织各部门问题的工具,它不仅可以用于正式面谈,也可以用于非正式场合。例如:当业务经理同HR们提到一些困难时,我们也可以以辅导者的身份,运用这个框架去他们理清思路。”

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